Чтобы избежать кассовых разрывов из-за отсутствия контроля над текущими платежами, руководство нашей компании разработало положение, четко регламентирующее внутренний документооборот заявок на платеж. В результате на согласование платежа уходит не более трех дней, а отклонения запланированных платежей от фактических минимальны. Прочитайте все у нас про согласование оплаты.
Все компании, вне зависимости от рода их деятельности, работают с большим количеством платежных документов. Внушительные объемы входящих счетов на оплату, отсутствие контроля и четких регламентов могут привести к их потере, несвоевременной оплате и ненадлежащему выполнению договорных обязательств. Между тем, репутация компании на рынке во многом зависит от своевременного исполнения контрактных договоренностей с контрагентами, партнерами и подрядчиками.
Чтобы эффективно организовать согласование платежей, определите: как организовать движение заявок на платеж – кто и в какой последовательности будет их согласовывать; что делать, если заявку не согласовали; сколько времени отвести на согласование каждому участнику процедуры; каковы обязанности и полномочия сотрудников, участвующих в согласовании; как формализовать и внедрить правила согласования платежей. Руководители и ответственные могут просматривать счета на оплату в различных разрезах: по текущему состоянию, подразделению, контрагенту, периоду выставления счета.